Outil de planification stratégique en entreprise, le budget prévisionnel se présente souvent comme une mer à boire pour le personnel. Des chefs d’entreprises ont même carrément vu l’effectif être totalement démotivé, après qu’ils aient introduit la gestion budgétaire dans leur style de management. Ainsi au-delà de l’aspect comptable qui caractérise toute forme d’élaboration d’un budget prévisionnel, il est important pour le dirigeant d’entreprise d’appliquer une méthode efficace qui permettra à tous les acteurs de l’entreprise, de se sentir concernés par l’élaboration de cet instrument qui de nos jours, parait totalement incontournable pour tous les décideurs du monde des affaires. En voici quelques règles d’élaboration qui continuent de montrer leur efficacité auprès de certains managers.
1. Décomposez tous vos objectifs pour mieux déterminer vos marges
Afin de devenir un véritable outil de gestion, le budget prévisionnel doit être à mesure de refléter la stratégie de l’entreprise en faisant clairement ressortir les objectifs formulés par le dirigeant. Plusieurs chefs d’entreprises se contentent de simplement définir certaines données telles que la progression globale du chiffre d’affaires, le nombre de clients à conquérir, ce qui n’est pas du tout conseillé. Le processus d’élaboration du budget devrait plutôt emmener les responsables d’entreprises à aller au-delà de ce schéma habituel pour d’avantages creuser la réflexion et aboutir à plus de détails. L’entreprise pourrait par exemple définir avec précision ses objectifs de vente pour chaque marché, chaque secteur d’activité, chaque ligne de produits et chaque segment de sa clientèle. Le fait de ressortir tous ces éléments permettra dans la suite des choses de mieux évaluer les charges prévisionnelles.
Beaucoup de responsables commettent cette grave erreur de construire leur budget en prenant pour repère principal celui de l’année précédente et en y ajoutant ou en retranchant quelques pourcentages aux différents postes des recettes et des dépenses. Cette méthode se révèle très propice à la réalisation d’un budget totalement irréaliste. A ce niveau, la méthode conseillée consiste à véritablement faire table rase du passé chaque année, pour la construction de son compte de résultat prévisionnel, en repartant de zéro.
2. Impliquez d’avantages tous les responsables de l’entreprise
Un budget dans lequel le personnel ne se retrouve pas peut se présenter au fil du temps comme un facteur démotivateur, et finira par influencer négativement le rendement de l’effectif devant le mettre à exécution. En période de crise dans une entreprise, l’on a très souvent recours à un budget imposé, mais l’idéal serait vraiment d’associer le personnel l’élaboration de cet outil de planification. Raison pour laquelle, l’on parle souvent de la « note de cadrage » qui est un document administratif dans lequel le dirigeant détermine les grandes lignes directrices du budget à élaborer.
A travers cette note, le leader décline les objectifs généraux de l’année, tant au niveau quantitatifs que qualitatifs. Il fera ainsi ressortir selon les recommandations des actionnaires : la progression du chiffre d’affaires, le niveau de marge, l’évolution des charges salariales, le niveau de qualité des produits, le nombre de succursales à installer, etc. Si cela n’est pas fait, l’on risque de constater certains chefs de département définir leur budget sans un fil conducteur préalablement établi, ou même prendre certaines dispositions qui iraient à l’encontre d’un autre département, uniquement dans le souci d’atteindre leurs marges. Une fois finalisée, la note de cadrage devra être transmise à tous les responsables de l’entreprise, afin que ces derniers déterminent dans le respect de ces grandes lignes, leurs propres objectifs ainsi que les moyens humains et matériels nécessaires pour les atteindre. Cette étape doit reposer sur une large concertation et un maximum d’échanges entre responsables. De cette façon, le budget final adopté par toute l’entreprise devient comme un contrat signé par tous ceux ayant contribué à son élaboration. Chaque responsable n’aura donc aucune excuse pour ne pas l’appliquer.
3. Faire très attention aux coûts
L’un des éléments fastidieux dans l’élaboration d’un budget prévisionnel est la détermination des moyens à mettre en œuvre. La plupart des comptables utilisent la méthode qui consiste à suivre le compte de résultat ligne par ligne, en se posant un certains nombre de question à chaque fois. La ligne du chiffre d’affaires prévisionnelle doit par exemple tenir compte des objectifs de vente en volume et aussi de la politique de prix à appliquer au cours de l’année. De leur coté, les lignes concernant les achats doivent intégrer les coûts des matières premières et les conditions générales de vente des fournisseurs de l’entreprise.
Quant aux charges salariales, elles doivent avoir comme repères la politique salariale de l’entreprise, les éventuels recrutements, et l’augmentation des charges patronales et fiscales annoncées. C’est pourquoi il est important pour réussir toute cette évaluation de bien déterminer les variables clés capables d’influencer les recettes et les dépenses de l’entreprise. Le prix du carburant, la valeur du SMIG, le taux de
4. Avoir des prévisions mois pour mois
L’idéal en gestion budgétaire est de pourvoir maîtriser les flux de trésorerie qui s’opéreront chaque mois dans l’année. Ces données mensuelles sont très capitales pour les entreprises en phase de lancement et celles à produits saisonniers. Mais attention certains responsables financiers ayant à charge l’élaboration du budget commettent souvent une grave erreur en se contentant de diviser les prévisions annuelles par douze. Une telle pratique expose à une mauvaise prise de décision plus tard. Il est fortement recommandé à ce niveau, d’introduire dans sa méthode d’élaboration de budget, les variations saisonnières pour les charges et les recettes. Une entreprise n’est pas obligée de réaliser la moitié de son chiffre d’affaire prévisionnel dès la fin du premier semestre de l’année. Il existe beaucoup d’entreprises qui atteignent le sommet de leurs ventes lors des fêtes de fin d’année, et qui réalisent en fin d’exercice des performances remarquables. Les entreprises en phase de création devront lors de l’élaboration de leur budget prévisionnel, récupérer le maximum d’informations sur les fluctuations saisonnières du secteur d’activité qu’elles comptent embrasser ou même des budgets de leurs concurrents. Elles pourront dans leurs recherches se servir des revues professionnelles, de la presse économique, et d’Internet pour y obtenir certaines données stratégiques.
5. Perpétuer le suivi du budget
Lorsque le budget est adopté par l’ensemble du personnel, il convient de mettre en place un mécanisme de suivi régulier de cet instrument. L’on peut par exemple instaurer une comparaison trimestrielle des performances réalisées avec celles préalablement budgétées. Cette méthode de suivi consiste dans la pratique à élaborer des indicateurs de performance bien choisis et à déterminer les différents écarts. Toutefois, il est de coutume de constater en cours d’exécution de budget, un fort dérapage d’avec les prévisions. Dans ce cas d’espèce, il est conseillé d’établir un autre budget plus conforme à la réalité, qui viendra en remplacement du précédent. Ce genre de situation pourrait quelque fois emmener l’entreprise à revoir les objectifs assignés à chaque responsable, au risque de voir l’effectif, banaliser totalement cet important outil.
Un budget élaboré doit être le plus largement possible diffusé auprès des salariés de l’entreprise, afin qu’il devienne une boussole pour chacun, pour la réalisation d’objectifs clairs et précis. L’une des stratégies de motivation utilisées par les dirigeants pour le respect scrupuleux du budget adopté, est l’instauration de primes et de promotions en fin d’année, afin de récompenser tous ceux ayant contribué à une bonne exécution du budget.
LOH DAMAS
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